Automatische publicatie van documenten

Met 'Filegrabber' kunt u deze documenten geautomatiseerd op het intranet of de website plaatsen, in HTML formaat en in uw eigen huisstijl Deze documenten zijn dan doorzoekbaar op onder andere trefwoord, titel en inhoud en worden gebruiksvriendelijk in de browser getoond.

Daarnaast kunt u een lijstje tonen waarin bijvoorbeeld de 10 meest recente documenten worden getoond. Door het plaatsen van een document in de goede map, wordt er in feite 'gepubliceeerd'.

De ingestelde mappen worden periodiek gescand op nieuwe- of gewijzigde documenten.  Op deze wijze beschikt u over een mechanisme dat bestanden publiceert in HTML formaat, terwijl het onderhoud in MS-Word blijft gebeuren. Deze aanpak sluit naadloos aan bij de bestaande werkwijze in uw organisatie en vereist geen personele inzet.

Het is dan mogelijk om op het intranet door de bestanden heen te klikken op een wijze die aansluit bij de structuur die mensen reeds kennen en qua methode intuïtief en qua vormgeving goed aansluit bij het intranet:

Een voordeel van deze aanpak is dat het mogelijk is efficiënt documenten beschikbaar te stellen aan vestigingen van de organisatie met een dataverbinding met beperkte capaciteit.

Doordat er meerdere Filegrabber-processen gedefinieerd kunnen worden, is het mogelijk om deelverzamelingen van bestanden te ontsluiten voor bepaalde doelgroepen. Zo kunnen alleen door het MT geakkoordeerde stukken aan DB/B&W beschikbaar worden gesteld terwijl medewerkers ook concept-stukken en interne stukken kunnen zien.