De economie van automatisering

IT speelt een vitale rol in de economie en inmiddels ook in het sociale leven. Het is niet meer weg te denken, net zoals de mobiele telefoon, de fax waarzonder veel bedrijven ook goed functioneerden. Wanneer ICT goed wordt ingezet is dit een succesfactor. Een voorbeeld hiervan is de Belastingdienst die dank zij een succesvolle inzet van ICT steeds meer taken mag gaan uitvoeren van andere organisaties die het minder goed hebben geregeld (UWV /VROM).

ICT kan ook een aanmerkelijk beslag leggen op middelen en daarmee de overheadkosten verhogen zonder dat er sprake is van rendement. Een voorbeeld hiervan is het emailverkeer: het groeit explosief en is onmisbaar. Het afhandelen van e-mail en het versturen ervan kost echter ook tijd en capaciteit. Sommige mensen zijn twee uur per dag kwijt aan het beantwoorden van e-mails. Hoe weegt dat op tegen de voordelen? Heeft het geleidt tot besparingen?

Soms is de managementcultuur gericht op efficiency: weinig toeters en bellen, zuinig aan doen en een taak- en klantgerichte mentaliteit.

Voor het minimaliseren van overheadkosten en het maximaliseren van efficiency is echter een adequate informatievoorziening nodig. Managers en afdelingshoofden behoeven veelal een goed instrumentarium om hun verantwoordelijkheid waar te kunnen maken. Vragen als: 'Hoe is de capaciteitsinzet de komende maand gepland?' en 'Hoeveel tijd is er besteed aan project zo en zo?' kunnen niet altijd worden beantwoord met een beperkte inspanning.

Ook medewerkers behoeven hulpmiddelen om taakgericht en klantgericht te kunnen werken. Wat staat er voor die dag op de actielijst en wat heeft hierin prioriteit? Wie moet er nog worden gebeld? Welke verplichtingen heeft de collega die gisteren is ziek geworden? Het zijn vanzelfsprekende vragen waarop het antwoord echter niet direct en vanzelfsprekend voorhanden is.

Leveranciers hebben soms gefaald in het voorzien in deze primaire behoeften maar zorgen er wel voor dat het beschikbare budget voor innovatie wordt beperkt.  De behoefte aan verbetering is vaak nog groot, zowel op de werkvloer als bij het management dat veelal is verstoken van adequate stuurinformatie.