Beschikbaarheids-informatie

Als een externe belt en iemand wilt spreken, hoort de receptie exact te weten wie afwezig, aanwezig, in bespreking of op vakantie is (en zo ja tot wanneer). Het schuifbord is de oude variant hiervan. Soms wordt de agendafunctie van Exchange of Groupwise gebruikt maar daar staat niet in wie op dat moment een wandelingetje aan het maken is of aan het lunchen is.

We hebben een digitale variant van het traditionele ‘schuifbord’ beschikbaar.  Het betreft een online presentielijst van de mensen die uw organisatie.

Het voordeel is dat iedere medewerker makkelijk kenbaar kan maken of hij/zij beschikbaar is voor het ontvangen van telefoontjes e.d. De mensen van de receptie die binnenkomende telefoontjes afhandelen, weten zo direct of iemand beschikbaar is om een gesprek aan te nemen.

Het is mogelijk deze weergave via
een zogeheten ‘touch-screen’ (aanklikbaar scherm) te tonen. Hierdoor kan met twee ‘klikken’ op het scherm de status van een persoon worden gewijzigd.
Iemand klikt eerst op het kleurvakje van een persoon en vervolgens op de gewenste status. Na het aanklikken van de laatste knop wordt de status direct aangepast.

Via de receptie kan dan eenvoudig een wijziging worden doorgevoerd. Het is dus niet nodig via de eigen PC de status aan te passen.

Via het intranet kan iedere medewerker op eenvoudige wijze en met een klik zijn/haar status aanpassen: