Bestelsysteem

Door optimalisatie van de inkoop kan soms wel 30% worden bespaard. Daarnaast kan optimalisatie van het bestelproces de handling van bestellingen en facturen verlagen. Dutchbrite biedt hiervoor een webbased-bestelsysteem en kan  bij de implementatie desgewenst ervaren inkoop-consultants betrekken. In het navolgende wordt uitgelegd op welke wijze de verbeteringen worden bereikt en wat de verschillen zijn met huidige werkwijzen.

Bestellen anno 2006
Naast het bestellen per telefoon, fax of post bieden veel leveranciers de mogelijkheid online te bestellen op hun eigen bestelsite. Dat is een hele stap vooruit. Maar er zijn nog belangrijk nadelen. U bent voor de gegevens afhankelijk bent van leveranciers. De bestelinformatie is is niet centraal beschikbaar in een eigen systeem. Veelal bieden leveranciers wel overzichten maar die zijn niet makkelijk samen te voegen tot samenhangende rapportages. Helemaal niet als er sprake is van meerdere vestigingen. Ook financiële beheersregelingen (procuratie) zijn niet ingebouwd en u heeft geen vat op de gehanteerde prijzen. In schema ziet het er als volgt uit:

Nieuwe werkwijze
Met het bestelsysteem van Dutchbrite worden de bestellingen ingevoerd in het eigen systeem en daarna digitaal doorgegeven aan de leveranciers. Zo heeft u het hele bestelproces in eigen hand en de leverancier voert de bestellingen uit. De facturering geschiedt conform de geplaatste bestellingen en zijn zo makkelijk te controleren. U beschikt u over centraal vastgelegde inkoopinformatie.

Grote fitnessketen gebruikt systeem om groei te facilliteren en te benckmarken
Het systeem wordt gebruikt door de grootste en snelgroeiende fitnessketen van Nederland Health City. Er zijn nu 34 vestigingen in Nederland. Door het inkoopsysteem is het niet meer nodig facturen van leveranciers heen en weer te zenden per post: als de bestelling voor akkoord is afgevinkt in het systeem wordt de factuur vanuit de centrale administratie betaald. De behaalde efficiencywinst maakt het mogelijk te groeien zonder evenredige toename van de overheadkosten. Tevens kan er door het groeiende inkoopvolume scherper worden onderhandeld bij het afsluiten van contracten; hetgeen een kostenverlaging tot gevolg heeft.

Procuratie
Het bestelsysteem beschikt over een workflow-mechanisme waarmee bestellingen naar de juiste personen worden doorverwezen indien er goedkeuring nodig is op een hoger niveau. Dit kan onder andere afhankelijk zijn van de hoogte van de bedragen of het inkoopvolume.

Benchmarking en uitvoering van de begroting
Wanneer uw organisatie bestaat uit meerdere vestigingen krijgt u inzicht in het inkoopvolume van de vestigingen. Door het analyseren van de data (middels OLAP-tools) krijgt u inzicht in alle aspecten die met inkoop te maken hebben. Het volgende plaatje laat inkoopcijfers zien per productgroep en vestiging. Deze cijfers kunnen betrekking hebben op meerdere leveranciers. Desgewenst wordt een directe relatie met de begroting gelegd. Zo kunt u zien welk percentage van het beschikbare budget reeds is besteed.