Bestel- en procuratie module

Inmiddels kunnnen organisaties de meeste van hun benodigdheden online bestellen. Het probleem is hierbij dat u niet uw eigen processen kunt volgen voor het goedkeuren van bestellingen. De bestelinformatie is is niet centraal beschikbaar. Leveranciers bieden rapportages maar deze moeten dan eerst worden ingelezen voordat hiermee samenhangende rapportages kunnen worden gemaakt. Dit wordt nog problematischer wanneer u kosten wilt toedelen aan kostenplaatsen of projecten. Ook financiële beheersregelingen (procuratie) zijn niet ingebouwd en u heeft geen vat op de gehanteerde prijzen.

Met het bestelsysteem van Dutchbrite worden de bestellingen ingevoerd in het eigen systeem en daarna digitaal doorgegeven aan de leveranciers. Zo heeft u het hele bestelproces in eigen hand en de leverancier voert de bestellingen uit. De facturering geschiedt conform de geplaatste bestellingen en zijn zo makkelijk te controleren. U beschikt u over centraal vastgelegde inkoopinformatie.

Procuratie
Het bestelsysteem beschikt over een workflow-mechanisme waarmee bestellingen naar de juiste personen worden doorverwezen indien er goedkeuring nodig is op een hoger niveau. Dit kan onder andere afhankelijk zijn van de hoogte van de bedragen of het inkoopvolume.

Benchmarking en uitvoering van de begroting
Wanneer uw organisatie bestaat uit meerdere vestigingen krijgt u inzicht in het inkoopvolume van de vestigingen. Door het analyseren van de data (middels OLAP-tools) krijgt u inzicht in alle aspecten die met inkoop te maken hebben. Het volgende plaatje laat inkoopcijfers zien per productgroep en vestiging. Deze cijfers kunnen betrekking hebben op meerdere leveranciers. Desgewenst wordt een directe relatie met de begroting gelegd. Zo kunt u zien welk percentage van het beschikbare budget reeds is besteed.